Beheren

Opzetten projectorganisatie en inrichten subsidieadministratie

Bij het starten van de activiteiten begint het voeren van een subsidieadministratie. Een succesvolle afronding van een toegekende subsidie is voor een groot deel afhankelijk van de inrichting en kwaliteit van de subsidieadministratie. In onze dienstverlening besteden we veel aandacht aan de vereisten op dit gebied. Dit houdt in dat u ook bij de afwikkeling van de subsidie kunt rekenen op onze ondersteuning en u daar niet onnodig veel tijd aan kwijt bent.

Bij de start van een project zullen wij bij voorkeur een tussentijdse controle uitvoeren op de bijgehouden subsidieadministratie. Tijdens deze controle zullen wij toezien op een aantal aspecten die zeer belangrijk zijn bij het inrichten en bijhouden van de subsidieadministratie. U kunt denken aan:

  • Het bewaken van de termijnen voor het (tussentijds) rapporteren van de uitgevoerde activiteiten in uw project;
  • Het maximale subsidiebedrag in de gaten houden zodat u dit niet ongemerkt overschrijdt;
  • Het in de gaten houden van de periode waarin de kosten gemaakt mogen worden;
  • Het wijzen op eventuele voorwaarden van bevoorschotting zodat hieraan kan worden voldaan;
  • Het controleren van uw urenregistratie, kostenregistratie en inhoudelijk dossier zodat dit conform de eisen en richtlijnen van de subsidieregeling wordt bijgehouden.

Het meedenken bij het opzetten van de projectorganisatie en helpen bij het inrichten van de subsidieadministratie behoort integraal tot de dienstverlening en brengt geen extra kosten met zich mee. Het is bedoeld om u te ondersteunen bij het administreren van de subsidie en om u te voorzien van documenten en handige hulpmiddelen die u hierbij nodig heeft. Zo heeft u bijvoorbeeld in veel gevallen een sluitende urenregistratie nodig om de eigen tijdsbesteding te verantwoorden. Een te gebruiken urenregistratieformulier zullen wij u dan ook bij de start van het project aanreiken.